Flowchart Aplikasi Siklus Pendapatan

   Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai. Pembahasan lebih jauh akan sering membahas masalah penjualan kredit. Namun perlu untuk mengetahui penjualan secara tunai. Perbedaan secara signifikan antara proses penjualan tunai dan penjualan kredit adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (piutang dagang) pada proses penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada system pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.

Flowchart Manual

   Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa.Berikut contoh bagan arus (flowchart) manual yang sangat sederhana pada gambar di bawah ini 

Entri Pesanan Penjualan

   Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan

   Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b. Persetujuan kredit

   Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

   Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

   Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

     Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

  Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d. Menjawab permintaan pelanggan

   Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

   Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

Referensi
http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/34-flowchart-aplikasi-siklus-pendapatan.html

Document (Formulir) yang Digunakan dan Deskripsinya

Perusahaan yang masih menyelenggarakan sistemnya secara manual, dokumen sumbernya adalah:

- Formulir pesanan penjualan (sales order). Formulir pesanan penjualan juga dapat dijadikan dokumen pengiriman, karena memang dapat dipakai sebagai otorisasi untuk mengirim barang. Bahkan menjadi dokumen penagihan. Contoh gambar :

- Formulir permintaan barang (sales order). dibuat oleh bagian penjualan, meminta bagian gudang untuk mengeluarkaan barang. Contoh gambar :

- Daftar pengiriman barang (packing list). Dokumen ini menyertai barang yang dikirim.

- Dokuemen pengangkutan (bill of lading).Dokumen ini merupakan bukti pengiriman barang melalui pihak ketiga (biro pengangkutan barang)

- Pemberitahuan pengiriman barang. Untuk memberi layanan yang baik, perusahaan seringkali memberitahu pembelian barang telah dikirim.

- Faktur penjualan (invoice),merupakan dokumen yang sangat penting dalam siklus pendapatan, karena berisi sejumlah uang yang akan diterima.

- Bukti pembayaran. adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli

- Slip deposit (bukti setor), merupakan bukti penyetoran uang ke bank.

- Formulir pesanan susulan (Back order). Formulir ini dibuat bila barang yang dipesan oleh pembeli tidak semuanya bisa dipenuhi oleh perusahaan.

- Cash Register yang dihasilkan oleh mesin register digunakan sebagai bukti penjualan kas.

- Memo Kredit, diperlukan untuk menerima kembali barang dagangan yang dikembalikan sesuai kesepakatan.

- Memo debet, diperlukan jika terjadi kelebihan barang yang dikirim, disepakati untuk dibayar.

Referensi

http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/33-document-formulir-yang-digunakan-dan.html

Bagian dan Tugas (Aktivitas) Beserta Fungsi Siklus Pendapatan

     Empat dasar siklus pendapatan pada aktivitas bisnis :

1. Sales order entry (penjualan order entry)
2. Shipping (pengiriman)
3. Billing and accounts receivable (penagihan dan piutang)
4. Cash collections (koleksi kas)

A.   Entri pesanan penjualan / sales order entry

 Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan          penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses              memasukkan pesanan penjualan (sales order). Proses memasukan pesanan penjualan mencakup 4 tahap

• Menerima order pelanggan
• Memeriksa kemudian persetujuan kredit pelanggan
• Memeriksa ketersediaan persediaan
• Menjawab permintaan pelanggan

B.   Pengiriman barang / shipping

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap :

1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengiri pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan).(Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.)

C. Penagihan dan piutang usaha / billing

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Serta pemrosesan informasi dan peringkasan informasi dari aktivitas pemrosesan order dan pengiriman barang. Informasi berasal dari departemen pengiriman (jenis dan kuantitas barang yang dikirim) dan departemen penjualan (harga penjualan). Prosesnya :

• Penagihan ke para pelanggan
• Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan.
• Pemeliharaan data piutang usaha

Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha :

1. Metode faktur terbuka

pelanggan membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan
     2.  Metode pembayaran gabungan: pelanggan membayar sesuai jumlah yang diperlihatkan laporan bulanan.

Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan


D. Penagihan kas / cash collection

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir. Prosesnya :
-  Menangani kiriman uang pelanggan
-  Menyimpannya ke bank

Tujuan (Fungsi) siklus pendapatan :

1. Mencatat order penjualan dengan cepat & akurat.
2. Memeriksa kelayakan kredit pelanggan.
3. Mengirimkan produk atau jasa sesuai hari yang ditentukan.
4. Melakukan penagihan dengan tepat waktu dan akurat.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat.
6. Posting penjualan dan penerimaan kas pada buku pembantu piutang yang sesuai.
7. Mengamankan produk sampai barang dikirim.
8. Mengamankan kas sampai didepositokan

Referensi

http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/32-bagian-dan-tugas-aktivitas-beserta.html.

Definisi Siklus Pendapatan

“Siklus pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Jadi, suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.”

Siklus pendapatan ini berasal dari organisasi ekonomi, baik yang berorientasi laba maupun nirlaba, menghasilkan pendapatan melalui proses bisnis yang membentuk siklus pendapatanya.

Siklus pendapatan yang lebih rumit, saat memperoses penjulan melalui kredit. Bisa terdapat perbedaan beberapa hari atau minggu antara saat terjadinya penjualan dengan saat penerimaan uang tunai. Jeda waktu ini membagi transaksi pendapatan ke dalam dua tahap :

1. tahap fisik, yang mencakup pemindahan aktivitas atau jasa dari penjual ke pembeli, 
2. tahap keuangan, yang mencakup penerimaan kas oleh penjual dalam piutang dagangan.

Tetapi dengan alasan kenyamanan pemrosesan, kebanyakan perusahaan memperlakukan setiap tahap sebagai transaksi yang terpisah . Jadi siklus pendapatan sebenarnya terdiri atas dua subsistem utama, yaitu :

• subsistem prosesnya pesanan penjualan
• subsistem penerimaan kas.

Tujuanya yaitu untuk menyediakan produk yang tepat pada lokasi pasar yang tepat, dilakukan pada waktu yang tepat, untuk harga yang tepat (the right product in the right place at he right time for the right price).


Referensi
http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/31-definisi-siklus-pendapatan.html